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Perché dovrei leggere questa scheda?
1
Perché tu e i tuoi collaboratori possiate rintracciare istantaneamente il documento cercato, anche se archiviato molto tempo fa.
2
Per eliminare l’archivio cartaceo e tutti i costi che comporta.
3
Per eliminare le perdite di tempo dovute all’archiviazione, distribuzione, ricerca di documenti tradizionali.
4
Per rendere al tua azienda molto più competitiva.
Tempo di lettura: 5 minuti
Difficoltà di implementazione:
Media:
Investimento richiesto:
Medio:
Eliminare
la carta
Hai presente quei film in cui nei seminterrati di grandi aziende ci sono enormi locali con km di scaffali, colmi di faldoni.
L’impiegato sfigato di turno,
con la sua scrivania, abbrutito perché non scambia una parola con nessuno da giorni, che si erge ad imperatore in questo regno di carta?
Senza arrivare a questi livelli
Sicuramente nel tuo stesso ufficio da imprenditore o, se sei fortunato, in una stanza dedicata, avrai il famigerato accumulo di cartelline, faldoni, fogli vari, più o meno ordinato (o più spesso disordinato) pieno di polvere.
E ci sarà sempre il collaboratore “stolto” che, posando distrattamente, sul primo scaffale che trova, il documento che ha in mano, dirà “Ora ho fretta, dopo lo archivio”…
ma il documento resterà li mesi e mesi ad impolverarsi.
Non credo di essermi allontanato troppo dalla descrizione di qualcosa che è esperienza comune un po’ in tutte le aziende.
Normalmente abbiamo:
📄
Documenti da custodire per legge, per tot anni
📄
Documenti da tenere come cronologia dei rapporti avuti con clienti o prospect (almeno offerte e preventivi…)
✒
Contratti
✅
Procedure
💎
Certificazioni
📎
Altro specifico delle singole attività
Questo comporta:
🚗
La necessità di trovare spazi adeguati;
🚗
La necessità di stabilire un ordine di archiviazione che eviti smarrimenti;
🚗
Costi di spazi occupati, carta, raccoglitori, pulizia.
E ogni volta che cerchi un documento, ti fai il segno della croce, sperando di arrivare facilmente a quello che ti occorre.
Ecco, soffermiamoci un attimo su questo ultimo aspetto.
Se quelli elencati sopra rappresentano costi evidenti, ci sono poi almeno un paio di costi sommersi e dimenticati:
1
In termini di sicurezza
Quante volte non riesci a recuperare quello di cui hai bisogno, a causa del caos o perché il documento è andato smarrito?
2
In termini di produttività
Quanto tempo impiega (perde) ogni tuo dipendente in una settimana, un mese, un anno per acquisire, gestire, organizzare, archiviare, conservare, ricercare documenti?
Cioè, quanto tempo, che tu paghi regolarmente, viene sottratto ad attività produttive e sprecato nella ricerca?
💾
E non credere che chiavette USB, pc personali, hard disk, email e altro che risalga alla fase 1 dell’era digitale risolvano tutto.
Perché se non hanno
una copia dell'archivio su carta:
1
Non hanno valenza legale;
2
Sono sottoposti al rischio di danneggiamento del dispositivo;
3
Non sono a disposizione di tutti coloro a cui potrebbero servire.
Soprattutto,
quando cominciano ad essere tanti, è molto complicato riuscire a trovare quello che stiamo cercando, perché manca una procedura di indicizzazione e ricerca.
Siamo nel
Credo che il quadretto appena descritto non lasci spazio a dubbi: siamo nel e bisogna adeguarsi ai nuovi strumenti.
Ogni inefficienza, ogni collo di bottiglia, che ci rende più lenti e meno performanti sul mercato, è una minaccia al nostro sviluppo e a volte alla sopravvivenza della nostra attività.
🔍
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