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Perchè dovrei leggere questa scheda?
1
Perché tu e i tuoi collaboratori possiate rintracciare istantaneamente il documento cercato, anche se archiviato molto tempo fa.
2
Per eliminare l’archivio cartaceo e tutti i costi che comporta.
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Per eliminare le perdite di tempo dovute all’archiviazione, distribuzione, ricerca di documenti tradizionali.
4
Per rendere al tua azienda molto più competitiva.
Tempo di lettura: 5 minuti
Difficoltà di implementazione:
Media:
Investimento richiesto:
Medio:
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In questo articolo, abbiamo visto quanti problemi comporta un classico archivio cartaceo.
Se te lo sei perso, ti invito a leggerlo qui.
Facciamo un passo indietro.
Si stima che, mediamente, ogni collaboratore dedichi 50 minuti, ogni giorno a compiti correlati alla documentazione (recuperare file, salvarli, stamparli, consegnarli al cliente, classificare correttamente i documenti, archiviare quelli ricevuti, inviare e-mail avanti e indietro, ricercare qualcosa che non si sa bene dove sia stato archiviato).
Su circa 220 giorni di lavoro, in un anno, stiamo parlando di più di 180 ore lavorative, che tu paghi regolarmente, ma non direttamente impiegate nel core lavorativo o comunque non ottimizzate. Moltiplicale per il numero dei tuoi dipendenti e avrai l’evidenza di una bella fetta di spreco.
Ora prova a farti queste domande:
✔️
I tuoi collaboratori riescono a recuperare in meno di un minuto i documenti di cui hanno bisogno, senza dover chiedere aiuto ai colleghi?
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Riescono inoltre a recuperare velocemente i documenti di cui hanno bisogno, anche quando sono fuori sede o impegnati con clienti?
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Riesci a risalire alle versioni di un documento, precedenti ad una modifica che lo ha compromesso e capire chi ha eseguito quelle modifiche?
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Tu e i tuoi collaboratori, ricevete notifiche automatiche, quando un documento che vi interessa viene modificato?
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Il tuo archivio rispetta tutte le regole previste dal GDPR in termini di privacy?
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Riesci a dare differenti livelli di accesso ai documenti, in base alle responsabilità dei collaboratori?
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In caso di evento naturale, casuale o doloso che distrugga i documenti, hai una copia di backup?
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Sono certo che la risposta “NO” compaia tra l’80 e il 100% dei casi.
Ma non preoccuparti, è così per tutti, quindi prenditi un vantaggio competitivo e annienta questo collo di bottiglia.
Come al solito, ci viene in aiuto una tipologia di software, i “Software di gestione documentale”.
Ce ne sono molti in commercio, va solo trovato quello che meglio di addica alle tue esigenze.
Questi software consentono di tramutare in “SI” tutti i “NO” alle domande viste sopra e fanno tanto altro.
Il cloud
I documenti sono conservati digitalmente sul cloud e tu ci accedi ovunque tu sia.
Un evoluto processo di archiviazione per categoria, sottocategoria, argomento, tag, nonché funzioni di ricerca con suggerimenti immediati e filtri, consentono di trovare istantaneamente tutto quello di cui hai bisogno.
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Privacy rispettata; utenti impostati con differenti livelli di accesso; notifiche di modifiche avvenute e recupero di versioni precedenti alle modifiche.
Molti di questi software permettono anche di aggiungere la firma elettronica, monitorare la conformità dei documenti e accedere anche da offline.
In pratica
Una volta registrato il documento, è possibile seguire tutto il suo ciclo di vita, dalla nascita alla distruzione, passando per tutte le modifiche, fino a ricostruire correlazioni, legami, link con altre pratiche e documenti.
Riuscirai così a realizzare un completo flusso documentale, che consenta alle informazioni di arrivare ai diretti interessati e di essere divulgate secondo le esigenze dell’organizzazione.
Questo massimizza l’efficienza della comunicazione aziendale tra i vari collaboratori all’interno ma anche all’esterno con clienti e/o fornitori.
Gli effetti in termini di produttività sono incredibili e anche la soddisfazione dei tuoi collaboratori, nel lavorare in queste modalità, sarà un volano per il miglioramento generale.
Aggiungi anche che:
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I dati digitali sul cloud evidentemente non rischiano alcun evento distruttivo e ti metti l’anima in pace.
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L’utilizzo di questi software è elementare.
Quindi mi domando cosa ti blocca nel cercare di capire come introdurlo nella tua azienda.
Se non sai da dove iniziare, sappi che è molto più semplice di quanto tu possa pensare.
Basta solo trovare qualcuno fidato che ti accompagni nella scelta e nell’introduzione di questi nuovi strumenti.
Altrimenti chiedimi un consiglio
